ERP系統(tǒng)維護(hù)的具體工作內(nèi)容包括例行和突發(fā)事件的處理;以管理和技術(shù)的手段,維護(hù)和發(fā)展ERP運(yùn)行環(huán)境,如平衡技術(shù)先進(jìn)性/實(shí)用風(fēng)險(xiǎn)、目標(biāo)/成本而進(jìn)行的IT基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)(服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、PC機(jī))的周期更替及日常維護(hù);對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)已發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤用改正性維護(hù)解決,以適應(yīng)性維護(hù)使系統(tǒng)經(jīng)受住應(yīng)用環(huán)境及流程少量改變,通過完善性維護(hù)擴(kuò)大系統(tǒng)應(yīng)用的用戶與功能,提升系統(tǒng)總體目標(biāo);對(duì)系統(tǒng)用戶不論崗位變換或新人/臨時(shí)替代人員作定期或?qū)ｉT培訓(xùn);控制變更,記入標(biāo)準(zhǔn)文檔及培訓(xùn)教程;不斷積累問題的現(xiàn)象與對(duì)策,加速問題的定位與解決;作好日常備份及系統(tǒng)安全;提高運(yùn)行環(huán)境性能和效率等多樣性工作。

一、相信系統(tǒng)

對(duì)已常用的流程偶然出錯(cuò)時(shí),不要先去想系統(tǒng)有問題,要注意觀察操作或數(shù)據(jù)有無不尋常處。如果是系統(tǒng)缺陷但可通過固定操作避免,要固定操作流程并注意反復(fù)培訓(xùn)。當(dāng)總經(jīng)理說“我只看系統(tǒng)作成的報(bào)表”,就意味著ERP系統(tǒng)真正被用于管理和控制企業(yè)運(yùn)作,系統(tǒng)的投資回報(bào)才容易被認(rèn)同,維護(hù)的價(jià)值也充分得到體現(xiàn)。

二、逆向流程

某流程由多個(gè)業(yè)務(wù)動(dòng)作組成時(shí),每步動(dòng)作的異常都可能導(dǎo)致一個(gè)流程不完整。本次業(yè)務(wù)要怎樣向前推進(jìn)完成或者向后倒回重來,要形成對(duì)策,做到有備無患。

三、勤于積累

不論是主動(dòng)發(fā)現(xiàn)或被動(dòng)遇上問題,事后都要記錄解決過程、方法,以便經(jīng)驗(yàn)共享并延續(xù)。注意及時(shí)更新有關(guān)文檔,我們不僅要記錄業(yè)務(wù)要求的操作過程,也要記錄繞過一些系統(tǒng)固有缺陷的途經(jīng)。執(zhí)行層用戶應(yīng)當(dāng)像法規(guī)條例那樣去執(zhí)行,不論理解與否都不可簡化或異化,即“死步驟,莫發(fā)揮”。

四、測試與比較

新出現(xiàn)的異常要判別其復(fù)現(xiàn)性(必然性)?？煽紤]構(gòu)造測試環(huán)境,在正常機(jī)器上完全仿照原操作,并將異常與正常的數(shù)據(jù)作比較,尋找維護(hù)操作的方向,并找出用來驗(yàn)證修改正確性的方法。

五、可逆修改

即使找到維護(hù)操作的方向,也不可貿(mào)然修改,搞不好出現(xiàn)連帶負(fù)作用,使問題性質(zhì)變復(fù)雜或由局部向更大范圍擴(kuò)散。判斷問題涉及的數(shù)據(jù)及影響范圍,以及理解全部流程,都非常重要,否則會(huì)引起系統(tǒng)數(shù)據(jù)混亂和不一致而無法復(fù)原。修改數(shù)據(jù)要留好余地,如最好能有可逆性的修改,改不好也能退回,不會(huì)添亂。

六、繞過

這是緊急情況或一時(shí)找不出解決頭緒時(shí)常常采用的方法。如從一個(gè)模塊向另一模塊傳數(shù)據(jù),有原因不明的丟失,雖是偶發(fā)但難以查明原因并解決。這就要有一個(gè)檢查機(jī)制發(fā)現(xiàn)這類異常,然后在相應(yīng)后續(xù)模塊上補(bǔ)上有關(guān)信息。這對(duì)今后發(fā)現(xiàn)真正的原因并徹底解決問題有幫助。

七、例行檢查與操作

這是減少問題緊急程度的有效方法。利用標(biāo)準(zhǔn)功能和一些自開發(fā)的實(shí)用小程序,主動(dòng)去應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)中檢查。把正常情況下要到今后某一時(shí)刻(如月末)才反映出問題的數(shù)據(jù)(如成本更新、接口異常)提前找出來處理掉。這種不斷檢查、測試、發(fā)現(xiàn)和解決問題的純潔化過程,是系統(tǒng)更穩(wěn)定和完善的基石。原則是莫因“善小而不為”,必須及時(shí)維護(hù)。

八、雜項(xiàng)影響

有時(shí)問題異常,百思莫解,結(jié)果可能是空間不夠、索引要整理、設(shè)置不妥或錯(cuò)誤改動(dòng)、某個(gè)臨時(shí)文件已被誤刪,甚至原樣重輸入一遍等看似不直接相關(guān)的原因。所以多渠道檢查有時(shí)也有效。

九、預(yù)防

要讓用戶養(yǎng)成有問題立刻報(bào)告的習(xí)慣,不可隨意處理而丟失現(xiàn)場,事后因忘記當(dāng)時(shí)情況而更難查。對(duì)于多步驟形成的結(jié)果,如有異常,要爭取利用平衡關(guān)系式,在最后一道采用守球門的方法再計(jì)算并檢驗(yàn)數(shù)據(jù),預(yù)防有誤差或錯(cuò)誤傳播。如**額可由訂單經(jīng)提貨發(fā)貨逐步算出,也可直接算出答案與逐步算出所得結(jié)果比較。

十、不能草率承諾

判斷客戶需求的重要性和緊急程度很重要?？蛻粲袝r(shí)在不經(jīng)意時(shí)可能會(huì)指出系統(tǒng)的一個(gè)需大力改進(jìn)的地方,也可能會(huì)在正式場合提出一個(gè)類似于“我要一敲鍵就出工資”的無理要求。維護(hù)人員不能因聲音大小決定取舍,要仔細(xì)聽,但不能草率承諾。尤其業(yè)務(wù)未變但流程卻因換人隨之而變換,這種事常發(fā)生,但其結(jié)果往往是疲于奔命。對(duì)此,要先考慮合理性,再考慮可能性。

十一、留住人才

實(shí)施和維護(hù)的不同階段,人員數(shù)量要求不同,維護(hù)人員水平和要求也會(huì)不斷提高。由于外部影響又很大,所以人員流動(dòng)是難免的。但IT組織架構(gòu)中骨干用戶、維護(hù)工程師都是系統(tǒng)環(huán)境中的重要組成部分,ERP系統(tǒng)成功因素中最重要的部份就落實(shí)在他們身上。無能力做不了,有能力留不住,這些矛盾對(duì)企業(yè)ERP系統(tǒng)都會(huì)造成震蕩和損失。系統(tǒng)維護(hù)人員少到一個(gè)極限量后,很容易集體出走,使系統(tǒng)轟然倒地不可收拾。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要有“人才第一”的意識(shí),而維護(hù)人員一定要有“數(shù)據(jù)第一/系統(tǒng)第一”的素質(zhì)。

相信企業(yè)只要巧妙的應(yīng)用以上11大招，ERP系統(tǒng)的維護(hù)與使用無疑是長久之計(jì)。

深圳三順管理軟件服務(wù)有限公司成立于2005年9月,成立以來一直專注于為成長型中小企業(yè)提供企業(yè)管理軟件咨詢及信息化服務(wù),幫助中小企業(yè)通過先進(jìn)的信息化工具武裝自己,提高運(yùn)營效率,塑造競爭優(yōu)勢!公司自成立以來,相繼與用友優(yōu)普,用友暢捷通,金蝶軟件,企業(yè)維生素CRM,鵬為CRM,致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)等知名管理軟件公司建立了戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,共同致力于深圳地區(qū)的企業(yè)信息化建設(shè).目前三順公司是用友暢捷通T系列產(chǎn)品,用友ERP-U8產(chǎn)品在深圳地區(qū)的核心經(jīng)銷商-咨詢熱線：400-628-4158